El correcto control de los niveles de existencias que posee una empresa ha pasado, en poco tiempo, de ser un valor añadido a un factor crucial para sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo. Frente a este panorama, los métodos más innovadores comienzan a ganar terreno a los sistemas tradicionales, aportando actualizaciones en tiempo real que pueden evitar muchos problemas. Este es el caso la gestión de inventarios en la nube.
La gestión del inventario es, de lejos, una de las actividades que genera más frustración. Su carácter repetitivo y el tiempo que consume aleja a las empresas de objetivos tan relevantes como el crecimiento de la marca, la mejora de la eficiencia o la incorporación de nuevas líneas de negocio. Sin embargo, esta actividad es un elemento imprescindible para asegurar el día a día de millones de compañías.
Por ello, cada vez son más los actores que se suman a experimentar los beneficios que traen consigo las nuevas tecnologías, como la gestión del inventario en la nube, dispuesta a conseguir que todas las tareas del control de existencias se realicen con una mayor eficiencia y eficacia.
¿Cuáles son las ventajas de tener tu inventario en la nube?
Cuando hablamos de la gestión del inventario, la precisión es importante. Las existencias son el alma de muchos negocios, por lo que mantener los niveles adecuados es crucial para sus operaciones.
Sin embargo, las prácticas tradicionales de gestión de inventario dejan mucho margen de error, lo que puede perjudicar tanto en el corto como en el largo plazo. Desde simples errores manuales hasta una mala previsión, un control de inventario desfasado puede repercutir en la vulnerabilidad de una empresa.
Afortunadamente, en la actualidad existen soluciones de software, como la gestión de inventarios en la nube, que ayudan a evitar por completo estos escollos habituales, a la par que ofrecen numerosas ventajas a pymes y multinacionales.
1. Actualizaciones instantáneas del nivel de existencias
La principal ventaja de gestionar el inventario en la nube es que actualiza continuamente los niveles de existencias, por lo que siempre se sabrá cuántas unidades se tienen a mano. Actualizar el inventario es tan sencillo como escanear los nuevos productos en el sistema, el resto queda en manos de la herramienta.
Esta solución puede ayudar a determinar:
- Cuándo es el momento de reordenar el inventario. Al conocer las existencias que se tienen – ya que se actualizan en tiempo real -, una empresa puede estar al tanto de la reposición de las mismas.
- El nivel óptimo de existencias de seguridad para adaptarse a los plazos de entrega. Se trata de una métrica esencial para la satisfacción del cliente.
- Qué inventario se mueve y cuál no. Esto puede ayudar a eliminar los productos que están lastrando el negocio.
Tener una visión general y con información de calidad puede ayudar a evitar las roturas de stock, el exceso de existencias y el stock muerto. Además, puede mejorar la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), ya que permite tener a mano todo lo que pueden requerir.
2. Reducción de errores
Desde la introducción de datos incorrectos o la actualización descuidada de los niveles de inventario hasta los puntos de reordenación incorrectos, pueden producirse innumerables errores a lo largo del proceso de gestión del inventario.
Sin embargo, gracias a la automatización de la nube se eliminan muchos de estos problemas. Con el software, la información se actualiza al instante, sin riesgo de duplicidades, pedidos de venta perdidos o información incorrecta.
3. Mejora de la eficiencia
El software de gestión de inventarios basado en la nube automatiza prácticamente todos los aspectos del proceso de gestión de inventarios y pedidos. Cuando se trata de eficiencia, la herramienta comprende las exigencias del acelerado mundo empresarial actual y la necesidad de optimización, poniendo toda la información del inventario al alcance de la mano.
Seguimiento del inventario, del cumplimiento de los pedidos, actualización de los niveles de stock, alerta cuando se acerca al punto de reordenamiento, envío de los pedidos de compra… Dado que todas estas tareas pueden realizarse sin la intervención humana, el equipo tiene más tiempo para tomar decisiones y dedicarse a prioridades de mayor nivel.
4. Almacenamiento seguro
Con la gestión de inventarios en la nube, los datos de las empresas están protegidos. Los proveedores de servicios actualizan constantemente la herramienta para evitar ciberataques. Además, ya no son necesarias las copias de seguridad manuales de los datos en los dispositivos de almacenamiento, ya que todos se actualizan constantemente en tiempo real y se almacenan de forma segura a distancia en la nube.
5. Informes y análisis integrados
La previsión es uno de los aspectos más complicados en la gestión de un negocio. Saber cuánto stock pedir en el futuro en función de lo que se vende ahora es todo un arte.
Frente a este desafío, la gestión en la nube supone una ventaja, ya que puede analizar los datos de ventas e inventario, generando informes para poder tomar decisiones empresariales basadas en datos. Con las cifras históricas y actuales se puede saber, entre otras cosas, cuánto inventario de cada referencia se adquirió en el pasado, cuánto se vendió en el periodo de ventas y cuánto stock muerto se tiene en la actualidad.
Esta información proporciona los datos necesarios para saber en qué productos merece la pena seguir invirtiendo y de cuáles sería mejor prescindir por completo.
En resumen, una de las partes más importantes de la gestión de múltiples almacenes y centros de distribución es mantener un sistema de gestión de inventario actualizado. Hacer un seguimiento de las existencias de una empresa es ahora más fácil que nunca gracias a los avances en la tecnología, especialmente con los softwares de gestión de almacenes basados en la nube.
