El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial dónde entran en juego factores de recepción, custodia, control y distribución de mercancías.
La complejidad de todas las tareas relacionadas con esta actividad obligan al empresario a contar con un software de gestión del almacén para garantizar un óptimo control de los lotes, un software de logística que facilite el trabajo de todos los agentes implicados.
Es primordial que se lleve un registro diario de todas las entradas y salidas, de todos los movimientos del almacén y del control de la producción sobre las existencias.
Cada producto o artículo ha de llevar una identificación propia y unificada por el nombre, control de inventario y producción.
Por otro lado, es necesario que cada mercancía se coloque según su clasificación e identificación en pasillos, estanterías… y que la disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones con mínima inversión.
Lo normal en la gestión de un almacén es que esta instalación cuente con distintas áreas, de recepción, almacenamiento y entrega. El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa y pueden estar en ubicadas en distintas dependencias, o bien, todas unificadas en un único espacio.
El área de recepción requiere de una gran planificación ya que se dan flujos de entrada que a veces son vertiginosos y por tanto, este área debe estar preparada para ello. Se recomienda que el tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción sea lo más corto posible, pues los costes de estas operaciones dependen mucho de la fluidez con la que se realicen las descargas de mercancías.
A la hora de almacenar las materias primas entrarán en juego diversos factores, dependiendo del tipo de almacén. Difiere mucho un almacén de frutas y verduras de otro de materiales de construcción, por ejemplo.