La autofacturación puede ahorrar tiempo y trabajo a las empresas y permite que los clientes elaboren y emitan sus propias facturas.
Es ampliamente sabido que, cuando una empresa vende un producto o presta un servicio, debe emitir una factura que recoja esa actividad económica y guardar una copia. Sin embargo, es posible que no sea la propia compañía la que deba expedir la factura, sino su cliente.
En este sentido, puede que el concepto de autofacturación no sea muy conocido, pero es una opción a la que pueden acudir diferentes profesionales autónomos y empresas para delegar esta tarea administrativa. Sobre todo, cuando hablamos de pequeñas compañías, esta forma de facturar puede aportar beneficios por el ahorro de tiempo y trabajo que implica.
¿Qué es la autofacturación?
También denominada facturación por el destinatario, es una forma de expedición de facturas en la que la emisión la lleva a cabo el propio destinatario de la actividad u operación económica (ya sea una compra de bienes o una prestación de servicios). Es decir, es el propio cliente (o un tercero) el que emite la factura para sí mismo en lugar de realizarla la empresa.
Cabe destacar que, pese a que la compañía no es la que elabora la factura, sigue siendo la responsable de la operación, por lo que sus datos identificativos son los que deben aparecer en el documento. Además, no está exenta de sus obligaciones fiscales, sino que, a nivel contable, es como una factura normal que debe quedar reflejada en sus ingresos para seguir declarando el IVA.
Requisitos de la autofacturación
Para que el destinatario o un tercero pueda emitir una factura, primero, es necesario que la Agencia Tributaria autorice dicha expedición en su propio nombre. Además, también se debe cumplir con una serie de condiciones:
- Existencia de un acuerdo entre la empresa o profesional autónomo que efectúa la operación y el destinatario de la misma. Debe realizarse por escrito para que quede constancia de que el primero autoriza al segundo a expedir su propia factura. Es necesario que el acuerdo se suscriba antes de que se lleve a cabo la operación económica, y debe contener todas aquellas actividades que se autofacturarán.
- Cada vez que se vaya a realizar una autofacturación, debe producirse la aceptación de la misma por parte del autónomo o compañía. Es decir, para que tengan validez, se debe autorizar la emisión de todas las facturas que se confeccionen siguiendo este procedimiento.
- El cliente, quien elabora la autofactura, debe remitir una copia de la misma a la empresa o profesional autónomo que lleva a cabo la operación.
- La autofactura debe emitirse en nombre y por cuenta de la compañía o autónomo que es responsable de la operación que se registra.
Contenido de una autofactura
La información que se recoge en una autofactura es similar a la de una factura común, salvo algunas pequeñas modificaciones. Las variaciones a tener en cuenta son:
- Debe contener de forma expresa la frase “Facturación por el destinatario”.
- Debe seguir una serie numérica diferente a la correlación ordinaria que siga la facturación de la empresa o autónomo.
- No debe emitirse bajo el concepto de autofactura, sino como factura.
- Aunque ya se ha mencionado, es importante recordar que en la autofacturación la emisión debe realizarse con el nombre y los datos de la compañía o empresario.
Claves para facilitar la autofacturación
La autofacturación es una forma sencilla de conseguir clientes satisfechos, ya que pueden tener la factura de los productos que compran o de los servicios que contratan en menor tiempo y controlando por sí mismos el proceso. En este contexto, contar con un software que facilita la autofacturación ofrece tres claves:
- Elaboración de la autofactura: es posible establecer una autofactura tipo que facilite la confección de la misma al destinatario. Además, podría acceder a ella con un código de identificación que le proporcione la empresa o profesional. De esta forma, si el código es de un único uso, puede contener también la información del ticket o comprobante de compra necesaria para elaborar la autofactura, lo que facilitaría la labor al cliente.
- Seguimiento: se puede conocer el estado de las autofacturas: si han sido autorizadas por la Agencia Tributaria o no, si la compañía o autónomo que realiza la operación la ha aprobado o, en caso de que exista un periodo para la emisión de la autofactura, si está próxima a su fecha de caducidad o no.
- Almacenamiento de datos: se puede contar con una interfaz que recoja y almacene los datos de las empresas o autónomos que llevan a cabo las operaciones y actividades económicas. De esta forma, si en el futuro el cliente vuelve a comprar sus productos o servicios, no necesitará volver a introducirlos manualmente, sino que el sistema los tendrá guardados y los escribirá automáticamente.
En conclusión, son muchas las ventajas que ofrece un software que gestione la autofacturación, facilitando el proceso y agilizando la obtención de las facturas a los destinatarios. Además, es un método que permite ahorrar tiempo y esfuerzo a las empresas al delegar esta tarea, por lo que se puede decir que la autofacturación es beneficiosa para ambas partes.
