Los recuentos de stock inexactos son una de las principales formas en que las empresas pierden ingresos y ventas. Sin embargo, también es un problema que se puede resolver rápidamente aplicando la metodología del inventario cíclico.
Cuando los inventarios no están al día, la operativa se ve directamente afectada. No se pueden cumplir los pedidos ni tampoco brindar un servicio al cliente óptimo. Paralelamente, esto puede derivar en costes de mantenimiento de un inventario que ya no se necesita y probablemente no se venderá.
Por ello, mantener un recuento preciso de las mercancías es clave para todas las empresas. Un inventario cuidado es fundamental para la previsión de ventas. También para la gestión de almacenes, las devoluciones y la logística en general.
Afecta a casi todos los aspectos del negocio. Por ello, cualquier fallo en su gestión puede generar un efecto dominó que se alargue en el tiempo.
¿Por qué hacer inventarios cíclicos?
Un inventario cíclico es un proceso que reemplaza los inventarios anuales por conteos más pequeños realizados de manera continuada a lo largo del año. Este proceso se lleva a cabo durante las operaciones comerciales estándar, aliviando la necesidad de un cierre anual.
También conocido como inventario rotativo, este método permite realizar cuentas periódicas de los bienes y productos de la empresa. Especialmente útil para pequeñas y medianas empresas, el inventario cíclico reduce el riesgo de roturas de stock. Así mismo, garantiza un mayor conocimiento de las referencias almacenadas.
No obstante, su verdadero valor reside en facilitar la detección de errores y descuadres entre el SGA y el ERP con el almacén físico.
¿Cómo se realiza un inventario cíclico?
Cuando hablamos de inventario cíclico, es importante saber que no hay una única manera de ejecutarlo. Existen tres métodos diferentes que se usan de manera común.
Grupos de control
A partir del establecimiento de un grupo de control, se extraen datos que luego pueden usarse en conjuntos más grandes.
En esta metodología, las empresas contarán los mismos artículos muchas veces durante un período corto de tiempo. Esto sirve para detectar errores en las técnicas de conteo. Una vez corregidos y refinados, pueden pasar a implementar en grupos más amplios de artículos.
Muestras aleatorias
El segundo método es ideal para empresas con muchos artículos homogéneos o similares en características – tamaño, peso, rotación… -. Con este enfoque, se selecciona un número aleatorio de elementos para contar durante cada proceso de inventario.
El beneficio, en este caso, es que causa interrupciones mínimas en el almacén, pudiendo realizarse incluso en el horario comercial.
Inventario ABC
De no estar completamente cómodo con los anteriores métodos, siempre está la opción de recurrir a la gestión de inventario ABC. Este opera según el principio de Pareto, lo que muchos conocen como la regla del 80/20.
En este principio, la creencia es que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus productos. Al dividir los productos en categorías A, B y C, puede concentrarse mejor en los productos que generan la mayoría de sus resultados.
Es importante colocar los artículos en categorías para que este método funcione.
- Grupo A: Artículos de alto valor (70%) aunque inferiores en número (10%)
- Grupo B: Moderados en valor (20%) y número (20%)
- Grupo C: Poco valor (10%) aunque superiores en número (70%)
Una vez que todos los artículos están clasificados por grupo, puede comenzar el inventario cíclico. Para maximizar la eficacia, los artículos de alto valor/ventas altas deben contarse con más frecuencia que los artículos de menor valor y ventas más bajas.
Un pulso frente al inventario anual
El inventario cíclico ofrece varios beneficios. Echando un vistazo a las ventajas que presenta frente a otros métodos tradicionales, como el inventario anual, encontramos 4 factores clave.
1. Mejora la capacidad de completar pedidos. Debido a que este método permite contar lotes más pequeños varias veces al año, se reducen las variaciones de inventario en el sistema de pedidos. Como resultado, hay menos artículos en pedidos pendientes. En esta línea, por ejemplo, se pueden programar seis inventarios al año de los artículos de mayor rotación para satisfacer la demanda.
2. Información precisa y actual. Cuando los registros son inexactos, a menudo se realizan pedidos adicionales para tener un stock que garantice que los productos estarán ahí cuando se necesiten. Este exceso aumenta los costes de mantenimiento y, potencialmente, la cantidad de existencias obsoletas disponibles.
3. Interrupción reducida. Dado que solo se cuentan lotes, no es necesario cerrar las operaciones para gestionar el inventario. El proceso está integrado en el flujo de trabajo regular y lo completa el personal existente durante todo el año, en lugar de los trabajadores temporales cada año.
4. Menos errores y robos. El inventariado frecuenta permite descubrir y corregir posibles discrepancias más rápidamente. También ayuda a detectar robos para poder tomar contramedidas.
En resumen, los beneficios que presenta este sistema de inventario frente a otros de su naturaleza lo convierten en un potencial candidato para solucionar uno de los problemas más frecuentes de la logística: la gestión de stocks.